Warum begleitete Prozessoptimierung?
Vor allem bei der Optimierung von Prozessen und bei der Steuerung von Produkten kommt es häufig zu internen Problemen. Oftmals fühlen sich vor allem Mitarbeiter von den Veränderungen im Unternehmen ausgeschlossen und stehen den Neuerungen mit großer Skepsis gegenüber.
Viele Argumente sprechen dafür, sich in Situationen der Neuausrichtung und Umstrukturierung Hilfe zu holen, um diesen Prozess zielgerichtet und effektiv umzusetzen. So ist die Beauftragung eines Prozessbeleiters deswegen sinnvoll, um einen Experten vor Ort zu haben, der unmittelbar verfügbar ist, sich in den Prozessen des Unternehmens auskennt, aber durch seine Rolle einen anderen Blick auf diese hat. Außerdem ist der Prozessbegleiter Ansprechpartner für Führungskräfte und Mitarbeiter, nicht nur im fachlichen Sinne. Dies bedeutet, dass Probleme oder Vorbehalte, welche die Mitarbeiter gegen neue Prozesse hegen, frühzeitig besprochen und abgebaut werden können. Der Prozessbegleiter macht an dieser Stelle Betroffene zu Beteiligten und optimiert somit die Umsetzung der neuen Prozesse durch Einbezug der Mitarbeiter und stellt gleichzeitig sicher, dass die Unternehmenskultur und das Arbeitsklima so wenig wie möglich unter den Veränderungsprozessen leidet.
Der Prozessbegleiter ist bei diesen Veränderungsprozessen im Unternehmen Begleiter und Berater sowohl der Führungskräfte als auch der Mitarbeiter.
Prozessbegleitung von der Idee bis zur Umsetzung
Die Erfahrung zeigt, dass nicht nur die Entwicklung neuer Prozesse und Abläufe, sondern eben die konsequente Begleitung bis zur Zielerreichung, großen Mehrwert für Unternehmen bietet. Die Mitarbeiter und auch die Führungskräfte haben durchgängig einen Ansprechpartner, mit welchem Sie Sorgen und Vorbehalte, aber auch neue Ideen und Vorschläge besprechen und diskutieren können. Dies schafft Vertrauen, welches in Zeiten des Umbruchs großen Wert besitzt. Zudem sind bei Veränderungen nicht nur mechanische Veränderungen (z.B. anderer Arbeitsablauf, andere Software) zu bewältigen, sondern vor allem Änderungen im kommunikativen, sozialen und methodischen Bereich. Vor allem diese Anforderungen und Veränderungen können nicht „einfach so“ umgesetzt werden – sondern erfordern eine kontinuierliche Begleitung.
Die Verantwortlichkeiten des Prozessbegleiters
Ein Prozessbegleiter nimmt in der Situation der Veränderung verschiedene Rollen ein, die die Prozessoptimierung und –anpassung unterstützt:
- Der Prozessbegleiter ist Vertrauensperson für Mitarbeiter und Führungskräfte sowohl für fachliche Anregungen und Fragen als auch für persönliche Befürchtungen und Vorbehalte
- Als Vermittler zwischen den Vertretern der unterschiedlichen Interessensgruppen innerhalb und außerhalb der Unternehmung tritt der Prozessbegleiter auf
- Der Prozessbegleiter tritt auch als Kommunikator auf und sorgt somit für Transparenz im Veränderungsprozess
- Als Koordinator ist der Prozessbegleiter dafür verantwortlich, dass die Abstimmung der einzelnen Phasen in dem Änderungsprozess funktioniert und alle beteiligten Personen zur richtigen Zeit informiert sind
- Außerdem tritt der Prozessbegleiter als Motor des Veränderungsprozesses auf. Er ist in dem Unternehmen nur mit der Aufgabe der Prozessoptimierung betraut und treibt dieses Thema
Vorteile für Ihr Unternehmen durch Prozessoptimierung
Durch optimierte Prozesse gewinnt Ihr Unternehmen an Schlagkraft. So sorgt die neue Transparenz in den Prozessen für ein besseres internes und externes Verständnis der Prozesse. Dies sorgt zusätzlich dafür, dass durch genaue Dokumentation die Komplexität der Prozesse reduziert wird. Außerdem ist die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Rollen in der Regel für einen störunanfälligeren Prozess verantwortlich. Darüber hinaus schaffen Sie dadurch eine solide Basis für die Ermittlung von Kennzahlen. Und insgesamt führt es zu einer Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe – und in den allermeisten Fällen zu geringeren Prozesskosten.
